Er du iværksætter eller driver du en lille til mellemstor virksomhed og spekulerer på, hvor meget kontorplads du skal bruge? Det er en udfordring, som mange står overfor, især når man tager højde for forventet vækst og ønsket om et godt og socialt arbejdsmiljø for ens medarbejdere. Men fortvivl ikke! Vi vil sammen undersøge de lovmæssige krav og tommelfingerregler for, hvor meget fysisk arbejdsrum du har brug for. Så lad os komme i gang!
Sådan opfylder du de lovmæssige krav til hvor meget kontorplads du skal have
I Danmark er Arbejdstilsynet ansvarlig for at fastsætte de lovmæssige krav, der skal overholdes, og disse krav er skræddersyet til at minimere risikoen for skader og sygdom på kontoret. Nogle af de vigtigste krav inkluderer at have en tilstrækkelig loftshøjde, en passende mængde gulvplads og luftkvalitet, og at der skal være tilstrækkeligt med naturligt lys og udsigt. Der gælder følgende:
– Højden til loftet i kontorlokalet skal være mindst 2,5 meter.
– Gulvarealet skal være minimum 7 m2.
– Der skal være 12 m3 luft i arbejdsrummet per person.
– Der skal være tilstrækkelig tilgang af dagslys og udsyn til omgivelserne bør tilstræbes.
Ud over de grundlæggende krav til selve arbejdsrummet, er det også vigtigt at sørge for, at der er adgang til forskellige faciliteter, som fx toilet og håndvask, spiseplads og garderobe. Det kan også være en god idé at tilbyde låsbare skabe og skuffer til medarbejdernes personlige ejendele for at sikre deres tryghed og privatliv.
Selvom kravene i Danmark normalt er relativt skarpe sammenlignet med mange andre lande, er det vigtigt at huske på, at en kontorplads på 7 m2 faktisk er i den lave ende af skalaen internationalt set. Så hvis du ønsker at tilbyde dine medarbejdere mere plads og komfort, kan du overveje at øge størrelsen på din kontorplads til mindst 10 m2, som er det minimumskrav, der gælder i fx USA og Australien.
Få mere ud af dit arbejdsrum – vigtige faktorer at overveje
Vi tilbringer en stor del af vores tid på vores arbejdsplads, så det er vigtigt at have en god og effektiv arbejdspladsindretning. Selvom Arbejdstilsynet har fastsat minimumskrav til kontorplads, er der også mange andre faktorer, der påvirker, hvordan en given arbejdsplads fungerer bedst muligt.
En god tommelfingerregel er, at et personligt arbejdsrum bør være omkring 10-12 m2, men faktorer som belysning, temperatur og møblering spiller også en stor rolle i at skabe et optimalt arbejdsmiljø. Når du indretter dit kontor, er der fire overordnede faktorer, du bør overveje:
– Pladsforhold
– Logistik
– Sikkerhed
– Ergonomi
Når det kommer til pladsforhold, handler det om at have den nødvendige plads til at udføre sit arbejde effektivt og komfortabelt. Dette kan inkludere en god arbejdsstation, der passer til den ansattes behov, såsom en passende størrelse på skrivebordet, en ergonomisk stol og god belysning.
Logistik handler om den praktiske indretning af kontoret og hvor nemt det er at komme rundt. For eksempel kan det være en fordel at placere de mest brugte faciliteter tæt på arbejdsstationerne, og at have en god flow i rummet for at mindske unødvendige distraktioner.
Sikkerhed er også en vigtig faktor at overveje. Det kan omfatte en korrekt brandsikring, et passende antal og placering af nødudgange og sikkerhedsmæssige foranstaltninger til beskyttelse af data og personlige oplysninger.
Endelig er ergonomi en afgørende faktor for at sikre et godt arbejdsmiljø og undgå skader på medarbejderne. Det kan omfatte en god placering af skærme, keyboard og mus, såvel som korrekt belysning og akustik, der minimerer støj og forstyrrelser.
Alt i alt er det vigtigt at tage højde for både de lovmæssige krav og tommelfingerregler samt de individuelle faktorer, der kan have indflydelse på, hvor meget kontorplads en virksomhed har brug for. Ved at tage hensyn til både pladsforhold, logistik, sikkerhed og ergonomi, kan man skabe en optimal arbejdsplads for både virksomhedsejere og medarbejdere.
Det afhænger af typen af virksomhed
Det kan være en udfordring at finde det rette antal kvadratmeter, som ikke kun opfylder lovkrav, men også passer til din virksomheds behov og fremtidige vækst. Der er så meget mere at overveje end blot lejekontraktens bindingsperiode og depositum. Her er der 3 vigtige spørgsmål, man skal spørger sig selv:
1. Hvilken branche er min virksomhed i?
Det er vigtigt at overveje, hvilken branche du arbejder i, da der kan være forskel på, hvor meget plads hver medarbejder har brug for. Ved at tage højde for alle disse faktorer kan du finde det perfekte kontor til din virksomhed, der vil hjælpe dig med at vokse og trives i fremtiden. F.eks. vil en psykolog eller advokat, som arbejde med følsom information, oftest skulle bruge mere end 12 m2 kontorplads.
2. Hvilken type kultur og brand har min virksomhed?
Tænk på dine medarbejdere og deres behov. Har de brug for et hyggeligt loungeområde eller et stilfuldt mødelokale til at imponere kunderne? Skal der være plads til bordfodbold, bordtennis og fredagsbar? Vælg et kontor, der afspejler din virksomhedskultur og branding, så du undgår at skulle ombygge eller flytte senere – det koster.
3. Hvordan ser min virksomhed ud i en nær fremtid?
Hvor mange medarbejdere vil din virksomhed have om nogle år? Det kan være vanskeligt at forudsige fremtiden, men det er vigtigt at overveje, hvis du vil undgå at binde dig til et kontor i for lang tid eller betale et stort depositum, som du senere fortryder. Forsøg at indtænke dit erhvervslejemål ind i din vækststrategi, da det på sigt kan spare dig rigtig mange unødige udgifter.
Er plads kravet mindre på et kontorhotel eller kontorfællesskab?
Ganske kort sagt, nej. Selvom Arbejdstilsynet fastholder kravet om 7 m2 pr. medarbejder på kontoret, så er der faktisk en smart måde at optimere pladsen på – nemlig ved at leje sig ind på et kontorhotel. Her kan du nemlig slippe for at tænke på toiletter, kantine, mødelokaler m.m., da det er indbygget i fællesarealerne og det vil sige at dine kvadratmeter på kontoret bliver langt mere effektive! Det betyder, at du faktisk kan nedjustere den tidligere nævnte tommelfingerregel fra 10-12 m2 til de 7 m2, som Arbejdstilsynet anbefaler.
Så hvis du leder efter en måde at optimere pladsen på og samtidig spare penge, så kan et kontorhotel være svaret for dig. Og hvis du har brug for hjælp til at finde det perfekte kontor i den rette størrelse, så er du mere end velkommen til at kontakte os på info@workspace.dk eller på 86 16 57 22. Vi står klar til at hjælpe dig med at finde den perfekte løsning til din virksomhed.